Den digitala arbetsplatsen

digital arbetsplats jobbar vid skrivbord

Introduktion

Dagens arbetsplatser har det senaste åren blivit allt mer mobila, något som vi har digitaliseringen att tacka för. Utan att grotta ner oss allt för mycket i “händelsen” från 2020 som på rekordtid tvingade företag att ställa om sina verksamheter och anpassa sig efter att plötsligt jobba hemifrån, så är det svårt att inte nämna alls. För det har gjort att företag snabbare än någonsin har anpassat sig och förändrat sitt arbetssätt och i större utsträckning börjat använda den digitala teknik som vi idag har tillgång till. Gång på gång har de dessutom fått bevisat för sig att de anställda gör ett minst lika bra jobb från soffan, landet eller på bussen som på kontoret. Speciellt det senaste året.

Det här har fått många företag och anställda att tänka om kring arbetssituationen i framtiden, att inse att distansarbete fungerar riktigt bra mestadels. I vissa fall fungerar det kanske till och med bättre än när vi är “fast” på ett kontor mellan 9-17 varje dag. Vill man tillbaka till kontoret på heltid i framtiden? Vad krävs i form av teknik för att kunna jobba på distans och på kontoret 50/50? Vilka fördelar VS nackdelar finns för dig som arbetsgivare om du låter dina anställda jobba mer digitalt och mobilt i framtiden?

Framtidens arbetsplats kommer utan tvekan att bli ännu mer digital, vilket är viktigt för arbetsgivare att förbereda sig på redan nu. Höga krav på flexibilitet, mobilitet och en bra balans mellan jobb och privatliv är tre faktorer som kommer bli avgörande i framtiden. Som arbetsgivare kommer det därför bli ännu viktigare att ge de anställda rätt förutsättningar för den bästa digitala arbetsplatsen, att ge dem rätt hård- och mjukvara de behöver för att kunna göra sitt arbete på distans så effektivt som möjligt. I slutändan kommer det utan tvekan att gynna hela företaget - anställda som trivs stannar längre och moderna, digitala processer sparar ofta både tid och pengar. 

För även om digitaliseringen är en möjliggörare för distansarbete så ska vi inte glömma bort att digitalisering i grund och botten handlar om förändring och effektivisering. Att genom ny teknik och nya metoder förbättra och modernisera föråldrade och manuella processer. Helt enkelt att  ruska nytt, bättre liv i gamla tillvägagångssätt som generellt sett är alldeles för manuella och långsamma för att lyckas leva kvar i dagens snabba tempo.

Vad är en digital arbetsplats?

Surfplatta för tågvärd
01

Så, vad är då en digital arbetsplats och vad består den av? Det är egentligen inte svårare än det låter - det är en arbetsplats där saker och ting sker i ett digitalt format, online.

Främst så består en digital arbetsplats av två delar men i form av många olika komponenter. Dels handlar det om digitaliserade processer, allt ifrån automatiserad fakturahantering till digital hantering av företagets mobila enheter, Asset Management. Listan på processer som kan och bör digitaliseras kan idag göras lång. På samma tema så handlar det även om att de anställda främst använder sig av digitala verktyg och system, oftast via molntjänster online.

Friktionsfri användarupplevelse

Den andra faktorn som utgör den digitala arbetsplatsen är att de anställda får tillgång till exakt samma upplevelse, oavsett vilken enhet personen befinner sig på. Inte heller ska ett byte mellan olika enheter påverka upplevelsen eller arbetet. Det ska utan friktion och utan störande moment gå att göra exakt samma sak på en surfplatta som på en mobiltelefon, för att ta ett enkelt exempel. Digitalt, snabbt och smidigt!

Mobilitet är också en stor del av den digitala arbetsplatsen och innebär att de anställda inte är knutna till en specifik plats eller enhet. Att de har rätt förutsättningar för att kunna göra sitt arbete lika bra från tåget, bussen eller kontoret.

Kom igång

Fördelar med en digital arbetsplats

telefon i möte
02

Mer tid över till kärnverksamheten

Digitaliseringen har öppnat upp för otroliga möjligheter och en av de främsta är utan tvekan effektivisering. Idag går det utan större ansträngning att automatisera tidigare manuella, repetitiva arbetsuppgifter och på så vis göra hela processer mer effektiva än tidigare. Anställda kan tack vare det här lägga mindre tid på “onödigt” arbete och mer tid på vad de faktiskt är bra på. Oavsett om det är en säljare som vill lägga mer tid på att sälja, eller om det är en marknadsförare som vill lägga mer tid på kampanjer som genererar fler leads till företaget, så kan de flesta föråldrade processer idag automatiseras. Det finns många exempel på när effektivisering kan komma väl till pass.

Digitalisering som konkurrensfördel

De företag som idag kan säga att de fullt ut erbjuder sina anställda en arbete på distans som fungerar lika bra oavsett plats och enhet, har redan en stor konkurrensfördel jämfört med de som inte har nått dit ännu. I takt med att allt fler upptäcker de många fördelarna med att arbeta digitalt via mobila enheter så ställs högre krav på arbetsgivare att erbjuda just det här. Inom några få år så kommer dessutom majoriteten av de som är arbetsföra på marknaden bestå av personer som tillhör Generation Y och Z. De är mer eller mindre uppväxta med en mobil eller surfplatta i handen, chansen för att de kommer tacka ja till ett jobb där de får sämre hårdvaror och mjukvaror än de använder privat och enbart ägna sig åt manuella arbetsuppgifter är därför ytterst liten, kanske till och med obefintlig.

Mobiltelefon på flygplats

Mobilitet

Mobilitet = flexibilitet. Anställda som inte måste vara på en specifik plats eller använda en specifik enhet för sitt arbete kan vara mycket mer flexibla. Det innebär i praktiken flera saker. Till exempel så blir det enklare att få ihop jobb- och privatliv, eftersom de lika gärna kan skicka ett mail via sin mobiltelefon på väg till förskolan som via datorn på kontoret.

Efter över ett år med distansarbete har flera undersökningar visat att det är just den ökade möjligheten att få ihop livspusslet som gör att majoriteten vill fortsätta jobba hemifrån även framåt. Inte nödvändigtvis på heltid men möjligheten att kunna göra det är viktig. Som arbetsgivare är det viktigt att vara medveten om att den här möjligheten är en viktig faktor för trivsel för de anställda.

Mobilitet är också en fördel eftersom det underlättar ett mer effektivt arbete. Det är inte längre så att en person som har varit på ett möte på andra sidan stan behöver åka via kontoret för att lägga in sina anteckningar på datorn innan det är dags för nästa möte. Med hjälp av rätt mobila enheter och digitala verktyg kan mer eller mindre allt ske på språng.

 

Innan implementation:

Strategi, mål, behov

strategi för den digitala arbetsplatsen
03

Att skapa en digital arbetsplats utan strategi är som att vinna Fotbolls-EM utan startelva = omöjligt. Först och främst är det viktigt att se över företagets behov, av vilken eller vilka anledningar behöver arbetsplatsen bli mer digital? Är det för att ge de anställda större flexibilitet genom mobilt arbete? För att företaget vill ha en stark konkurrensfördel? Eller behöver företaget effektivisera sina befintliga processer? Anledningarna kan vara många och varierar från verksamhet till verksamhet. Men oavsett anledning måste det finns en strategi på plats, en plan som hjälper er att inte tappa fokus och ökar chanserna för att skapa en framgångsrik, digital arbetsplats.

Hur ska vi nå våra mål?

När behovet är kartlagt är det dags att sätta upp mål med digitalisering av arbetsplatsen. Målet ska vara en del av strategin och sprunget ur verksamhetens behov. Det kan till exempel vara att man ska minska administrationen och öka precisionen vid uppstart av nya mobila enheter så att användarna får tillgång till de system och tjänster de behöver för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt. Men hur ska företaget kunna nå dit? Här krävs det en del arbete där processer, beteenden och teamwork är några av huvudingredienserna.

Processer och beteenden

Att digitalisera innebär som tidigare nämnt att gamla rutiner, arbetssätt processer och beteenden förändras. I vissa fall krävs större förändringar, i andra fall mindre. Eftersom det i grund och botten är vad digitalisering handlar om är det viktigt att alla inblandade är medvetna om det. Men det är långt ifrån alla som gillar förändringar, varför ska man ändra på något som ändå “fungerar?” Därför är det viktigt att redan i ett tidigt skede fundera på vilka processer och beteenden som kommer förändras, och på vilket sätt. Det här behöver förstås gå i linje med vad som behöver förändras för att företaget gemensam ska nå de uppsatta målen.

Innan processer och beteenden hamnar i själva strategin kan det vara bra att se över nuvarande processer. Vilka finns på plats nu? Vilka saknas? Vilka processer behöver effektiviseras eller slopas? Men det viktigaste av allt här, är att alla inblandade är fullt medvetna om målen, vilka processer som kommer påverkas och hur. Att jobba som ett team är A och O när det kommer till den digitala arbetsplatsen.

När ovan är kartlagt är det dags att bli lite mer hands-on och börja jobba med hur de nya och förändrade processerna och beteendena ska se ut, alltid med företagets behov och mål som främsta utgångspunkt.

Samsung surfplatta digital arbetsplats

Låt digitaliseringen ta sin tid

Visst vore det härligt om det gick att trycka på en knapp med “Starta digitalisering”, gå och ta en kopp kaffe och sedan när du är tillbaka efter en kvart är det klart? Snabbt och smidigt, men roligt? Nja. Den digitala arbetsplatsen skapas inte över en natt - något av det absolut viktigaste att komma ihåg när ett företag startar upp ett digitaliseringsprojekt.

Det finns inget självändamål med att stressa fram en digital arbetsplats. Att Sveriges företag över en natt fick anpassa sig till att plötsligt jobba hemifrån var förstås ett undantag. Men för att lyckas med en konstant, hållbar digital arbetsplats krävs det mer planering än så. Och det tar tid. Därför är det viktigt att inte skynda, det finns ingen anledning till att stressa fram något som ändå kommer behöva ses över för att strategin glömdes bort eller för att målen var för luddiga.

 

Vill du ha en friktionsfri digital arbetsplats?

Behåll säkerheten trots distansarbete

Jobbar hemifrån vid dator
04

IT-säkerhet

En stor utmaning för företag idag när det kommer till distansarbete är IT-säkerheten. I många fall är det till och med det som blir den slutgiltiga “blockern” för att de väljer att inte jobba digitalt och/eller mobilt fullt ut.

Det pratas väldigt mycket om IT-säkerhet idag och då främst kopplat till mobilt arbete. Och visst finns vissa säkerhetsrisker med det, till exempel så är öppna Wi-fi´s eller nätverk hemma oftast mer sårbara än de som finns på kontor bakom stabila och säkra brandväggar. Detta öppnar upp för många nya säkerhetshot så som phishing, nätverks-, enhets- och applikations-attacker, vilket ökar risken till försök att hacka den mobila enheten. Det här bör dock inte göra det mobila arbetet till en omöjlighet, det handlar snarare om att se till att hålla de mobila enheterna trygga och säkra med hjälp av rätt verktyg och system. Även hårdvaruleverantörer såsom Apple och Samsung jobbar mycket med att hålla sina telefoner, surfplattor och datorer säkra på olika sätt och vis. 

Samsung Knox för den digitala arbetsplatsen

Säkra de anställdas integritet

En annan faktor som det pratas mycket om kopplat till den digitala arbetsplatsen är att gränserna mellan jobb- och privatliv har suddats ut allt mer. Det beror dels på att vi jobbar mer mobilt, men även om att vi är mer måna än någonsin att kunna kombinera arbete och privatliv, utan att behöva tumma på något. För det går inte att förneka att det är svårt att hinna med allt man vill/behöver göra med familj, vänner, aktiviteter och barn när man måste sitta på kontoret mellan en viss tid varje dag. Det skadar väl inte att kunna skicka ett mail på väg till fotbollsträningen eller ridningen med sonen/dottern? Eller att kunna arbeta från landet om det är där du för tillfället känner att du kan vara produktiv och som mest effektiv? Nej, det är inget fel i det och framför allt så gillar de flesta av oss den flexibilitet som den friheten innebär. Vilket i sin tur även leder till nöjdare medarbetare = win - win!

Det här är den främsta anledningen till att vi idag helst inte vill ha olika telefoner/datorer/mobila enheter för arbete och privatliv, det är betydligt enklare och mer effektivt att använda sig av samma. Det som i dessa fall kan kännas lite oroande är hur säkert det egentligen är, tänk om ditt företag får full tillgång till dina privata bilder, appar och sms? Det skulle nog ingen känna sig riktigt bekväm med och i så fall hellre välja att ha två olika enheter, trots att det inte är det mest effektiva alternativet.

Verktyg för ökad mobil säkerhet

För de företag som är måna om sina anställdas integritet, samtidigt som de inte vill behöva tumma på säkerheten finns det idag tillgång till flera verktyg och system som hjälper till. Som både hjälper till med att kontrollera alla mobiltelefoner och surfplattor och ser till att de alltid är säkra. Här är några exempel: 

Med hjälp av de här verktygen kan ditt företag se till att de anställdas distansarbete sker tryggt och säkert, samtidigt som det ger dem rätt förutsättningar för ett flexibelt arbete.

 

Hitta rätt hårdvara

Jobba remote Samsung
05

Mobila enheter som användarna älskar

En dator som krånglar, en mobil som ständigt behöver laddas eller avsaknad av skrivare. Det finns många saker som kan krångla till en arbetsdag. Frustrationen, stressen och irritationen som i dessa fall uppstår skulle nog de flesta slippa. Genom att välja mobiltelefoner och surfplattor som sällan går sönder, är säkra och som användarna älskar kan du som arbetsgivare vara säker på att dina anställda får rätt förutsättningar för att göra ett bra arbete på distans.

Här är fyra vanliga fallgropar att se upp för när du ska välja hårdvara till ditt företag:

  • Bra pris, men dåligt värde
  • Bra teknik, ingen process
  • Vikten av att välja rätt sett till behov
  • Användarvänligheten - employers choice

Bra pris, men dåligt värde

Yes, ett bra pris! Ett bra pris lockar många, inte alls så konstigt egentligen. Men ibland tar det stora prisfokuset helt över allt annat. Vilket värde hårdvaran ger, till exempel i form av effektivitet och användarvänlig glöms bort och priset blir det som utgör det slutgiltiga beslutet. Det som många inte tänker på i det här fallet är att hårdvara som inte fungerar bra, som de anställda inte vill använda, på det stora hela kommer kosta mycket, mycket mer i slutändan än hårdvaran som från början var något dyrare. Det är inte helt ovanligt att företag får investera i ny hårdvara, medan den gamla som ingen vill använda läggs på hög.

Bra teknik, ingen process

Låt oss kort återkomma till det här med processer som behöver förändras och moderniseras för att lyckas med digitaliseringen. Ditt företag kan investera i den dyraste, “bästa”, mest avancerade tekniken som finns, men om det inte finns en process för hur den ska användas kommer det bara vara att slänga pengar i sjön. För hur ska dina anställda tillsammans med dig kunna nå företagets gemensamma mål om de inte ens vet hur de ska jobba? Hur de ska använda hårdvaran för att göra sitt arbete så effektivt som möjligt?

Det här scenariot är väldigt vanligt, något som vi ser hos våra kunder. Vi på Techstep älskar hårdvara och teknik och har full förståelse för att det kan kännas spännande och roligt att börja i den änden. Men vi vet också av erfarenhet att en fullt fungerande digital arbetsplats kräver kartläggning av processer och en tydlighet i hur, varför och vad tekniken ska användas till.

Sätt behovet i fokus

Den digitala och tekniska utvecklingen har gjort att vi människor har blivit otroligt dåliga på att ha tålamod. Vi vill ha det senaste och vi vill ha det nu. Vi har helt enkelt blivit bortskämda med att det ständigt kommer nya, hela tiden lite, lite coolare hård- och mjukvara än den tidigare versionen. Men om det inte är just den här senaste tekniken som behövs för att företaget ska öka sin lönsamhet och nå sina mål, är det verkligen värt investeringen då?

Det här är något som många företag ofta glömmer bort - vad som egentligen borde styra valet av teknik, framför allt när det kommer till hårdvara. Här är det viktigt att alltid, alltid, sätta företagets behov i fokus. Varför väljer ni att digitalisera? Vilka behov har ni idag som en digital arbetsplats kan hjälpa till att lösa? Det är svårt att ge ett konkret exempel, eftersom varje företags unika behov varierar.

När annat får styra, såsom viljan att ha det senaste eller att “någon sa att system X var toppen”, är det viktigt att vara medveten om att det kan medföra vissa risker. Dyra investeringar som görs på teknik som i slutändan inte används. Eller enheter som köps men som de anställda inte alls trivs med, för att ta några exempel.

Apple-watch

Användarvänligheten - employers choice

Kraven vi människor har idag på de mobila enheter vi använder oss av är skyhöga, både privat och i arbetet. Och varför inte, när tekniken är så fantastisk och det i princip är fullt möjligt? Sällan kommer vi nöja oss med att ha en sämre mobiltelefon eller surfplatta i arbetet än den vi använder privat. Beroende på vårt arbete kanske det till och med snarare är tvärtom, att den telefon eller bärbara dator vi har som främsta arbetsverktyg måste vara av högsta kvalitet för att vi ska kunna göra vårt arbete? 

Hitta rätt mjukvara

Rätt hårdvara för den digitala arbetsplatsen
06

Mjukvara som täcker behoven

Medan hårdvaran utgör själva arbetsverktyget är det mjukvaran som i slutändan löser och underlättar arbetet. På den digitala arbetsplatsen är det först och främst viktigt att se till att de anställda har tillgång till allt de behöver. Det kan vara alltifrån molntjänster som underlättar samarbetet med kollegor till specifika appar för att utföra en viss arbetsuppgift.

Som arbetsgivare är det förstås också viktigt att ha tillgång till rätt mjukvara. Ett behov som vi ser växer sig större kopplat till mobilitet och ett ökat distansarbete är digitala system och verktyg som underlättar hanteringen av företagets mobila enheter. Idag är det inte ovanligt att en anställd har mobiltelefon, surfplatta och en bärbar dator som arbetsverktyg. Bara det, till skillnad från “förr i tiden”, då de anställda hade en fast telefon och en stationär dator som sällan plötsligt fick ben, gör att det blir mycket svårare att behålla kontrollen.

Vi på Techstep hjälper dagligen våra kunder med implementering, hantering och managering av mjukvara och hårdvara. Här är en lista på mjukvara som vi anser är helt ovärderliga för arbetsgivare som redan idag, eller i framtiden, siktar på att ha en fullt fungerande digital arbetsplats.

Platform Management

Det är ett gediget arbete att distribuera inställningar, specifika appar och tjänster kopplat till de anställdas mobiltelefoner och surfplattor. Det är onekligen en hel del att hålla koll på. Platform Management är en effektiv lösning som ger företaget full kontroll över identitetshantering, möjlighet att säkerställa att åtkomstnivåer för både enskilda användare och grupper uppdateras kontinuerligt, samt verktyg för att säkerställa att alla enheter alltid har rätt version av appar och operativsystem. Det ger bra datasäkerhet för företaget och en solid integritet för de anställda, något som kommer bli allt viktigare på framtidens digitala arbetsplats.

Origo business Cloud

Med Origo Business Cloud ger du dina anställda ökad frihet att själva välja den mobiltelefon eller surfplatta de vill ha, samtidigt som företaget behåller kontrollen över enheterna med hjälp av Asset Management. Genom att ha all information om företagets mobiltelefoner och surfplattor på ett och samma ställe minskar dessutom det administrativa arbetet kopplat till dessa.

Se vårt webinar om Origo Business Cloud on demand här. 

 

Flow by Techstep

Mobilitet som tjänst är Techsteps koncept där flera av våra lösningar slås samman och levereras som en tjänst. Flow ger våra kunder bättre och mer omfattande lösningar för mobilitet, samtidigt som de ger lägre kostnader och bättre översikt över företagets mobila arbetsplats.

Skapa en hållbar digital arbetsplats

Hållbar mobil arbetsplats
07

När du har lyckats förändra processer, få med alla på tåget och implementerat både hårdvara och mjukvara så börjar du verkligen närma dig den digitala arbetsplatsen. Men arbetet tar inte riktigt slut här. Nu när du kan känna dig säker på att dina anställda har de bästa förutsättningarna för distansarbete och du som arbetsgivare har tillgång till rätt mjukvara som underlättar ditt arbete är det dags att tänka ett steg längre. Hur ser du då till att din digitala arbetsplats är hållbar? Och samtidigt gör miljön en tjänst?

Miljövänligt

Mobiltelefoner, surfplattor och bärbara datorer som när de känns förbrukade hamnar i ett skåp och samlar damm är nog mer regel än undantag på de flesta företag. Och det är inte så konstigt, det är lätt hänt att det beställs en ny mobil till en anställd och den telefon som redan har betalats för 1-2 år sedan och som nu inte anses vara tillräckligt bra längre, hamnar på bänken, så att säga. För vad ska man annars göra med den? Idag finns det flera möjligheter till att istället göra ett betydligt mer miljövänligt val.

Läs mer om hur du finansierar mobila enheter

Till exempel så börjar det sakta men säkert bli vanligare att företag hyr den it-utrustning de behöver. Det innebär en avgift för utrustningen per månad och ofta så räknar leverantören även bort restvärdet på enheterna, vilket i slutändan även gör det till ett kostnadseffektivt val. Låt säga att varje iphone du hyr till företaget efter två år, när du ska lämna tillbaka den igen, har ett redan beräknat restvärde på 1500 kronor. Det räknas då in i den totalkostnaden som du får när du hyr. Det här ska, utöver flera andra fördelar med hyra, sättas i paritet med att företag som hyr slipper dyra initialkostnader - att köpa 300 iPhones kräver en rätt saftig peng.

Vill du veta vad ditt företag kan tjäna på att hyra iphones istället för att köpa?

Räkna ut det med vår kalkylator

Återtag

Istället för att låta de där “gamla” mobilerna ligga kvar i skåpet och samla damm, kan du lämna tillbaka dem till leverantören när hyresperioden är slut. På Techstep ser vi då alltid till att antingen återvinna enheten eller se till att den får nytt liv, självklart efter en säker radering, för att varken företag eller anställd ska behöva oroa sig för att känslig information finns kvar på enheten när den möter sitt nya liv. Hitta en partner som kan hjälpa dig att hantera hela den mobila livscykeln, från inköp till återtag och återvinning. Samtidigt som du som företag gör ett kostnadseffektivt, säkert och miljövänligt val.

 

Kontakta oss för en friktionsfri digital arbetsplats

Visst låter det fantastiskt enkelt och friktionsfritt med en digital arbetsplats? Det är det! Men, att lyckas skapa en fungerande, digital arbetsplats som håller över tid är i många fall lättare sagt än gjort. Samtidigt så finns det idag större risker med att inte digitalisera, av flera anledningar. Till exempel konkurrensfördelen och nöjdare medarbetare som digitaliseringen bidrar till.

Det är också viktigt att vara medveten om att det här inte sker i en handvändning, att digitalisera en arbetsplats är en process som behöver få ta sin tid. Kontakta oss så hjälper vi dig vidare.