Apple Business Manager gör livet enklare för alla företag som utrustar sina anställda med Apple-enheter. Här förklarar Mats Olsson på Techstep om fördelarna det ger - och varför det är så viktigt att konfigurera lösningen rätt från början.

 

Det är inte länge sedan det var en ganska krävande övning för ett lite större företag att byta ut sin IT-utrustning i allmänhet - och mobil utrustning i synnerhet.

Tillvägagångssättet var ofta att alla produkter som skulle levereras till de anställda placerades i ett rum. Där packades allt upp från lådorna för att ladda batterier och kopplas samman med en dator, så att IT-avdelningen eller dess leverantör kunde installera alla nödvändiga appar och säkerställa att enheterna fick rätt åtkomst till interna system. Därefter packades allt tillbaka ner i exakt samma lådor så att rätt utrustning kunde skickas ut till rätt anställd. 

- Detta var ett fruktansvärt tråkigt jobb som öppnade för flertalet felkällor, för att inte tala om att det var dyrt för företaget. Vissa gör detta fortfarande, trots att det är helt onödigt, säger Mats Olsson.

Techstep - Webinar - Modern Management-0

Tänk utanför ”boxen”

Mats ansvarar för Apple-produkter för Techsteps företagskunder i Sverige. Kan du gissa vilken titel han har? Du får svaret senare i artikeln.

- Med Apple Business Manager-lösningen skickas enheten direkt till medarbetarens dörr, som sedan packar upp den ur lådan och startar den och ansluter till internet. Telefonen, surfplattan eller datorn kommunicerar sedan under uppstarten med en central Apple-server. Apple identifierar då vilket Apple Business Manager-konto enheten tillhör och skickar vidare enheten till företagets MDM-lösning som sedan laddar ner alla appar, manualer, inställningar och policys för åtkomst som just den här användaren ska ha, fortsätter han..

Han tillägger att även denna del av uppstarts-processen kan förenklas, så att enheten kan vara helt klar för användning direkt ur lådan, när den anställde får enheten ”levererad till dörren”. Förutom appar och manualer kan enheten bland annat vara konfigurerad för åtkomst till nätverk och VPN, så att den kan kommunicera krypterat och säkert med företagets verksamhets-system.

Detta minskar inte bara arbetet för IT-avdelningen vid själva installationen, de gamla processerna kunde också medföra ett antal tråkiga fel som kunde ställa till problem genom hela den mobila livscykeln. Detta blir också lättare för användarna. Om något är fel kan det i de flesta fall lösas över internet och med hjälp av företagets MDM-lösning.

Stärker säkerheten

Med Apple Business Manager får IT-avdelningen ökad kontroll över verksamhetens mobila enheter, och därför blir det enklare att alltid ha en säkerheten som är på topp - utan att äventyra integriteten eller användarupplevelsen.

- En annan viktig punkt är att enhetens serienummer har en tvingad anslutning till företagets lösning. Med andra ord kan användaren inte avregistrera enheten från företagets MDM-lösning själv - om inte företaget aktivt avregistrerar enheten från sitt system kommer den i alla lägen att återansluta till företagets MDM-lösning och för att återinstallera sig själv. Detta ger IT-avdelningen en trygghet i att enheten är konfigurerad i enlighet med företagets policy och att all programvara uppdateras som den ska, säger Mats.

Det har varit en välkommen trygghet på många håll under detta mycket speciella pandemiåret 2020, där många anställda har tillbringat mycket tid på hemmakontor långt borta från IT-avdelningens vakande blick. Mats är visserligen noga med att betona att detta förutsätter att IT-avdelningen - eller de som tar ansvar för företagets produkter på iOS- och macOS-plattformen - gör allt rätt från början.

- Människor glömmer ofta att Apple Business Manager och MDM-lösningen inte bara är verktyg för att stödja en telefon eller dator. Detta följer och förenklar hela produktens livscykel, service, processer och återtag efter det ”första kapitlet” i livscykeln. Företag kan välja att inte använda ABM och MDM, och jag kommer inte att säga att det inte kan fungera bra utan, men det ger ett bättre flöde för varje enskilt steg under hela processen, redan innan enheten packas upp från lådan till efter att den har skickats för återbruk eller återvinning, säger han.
Apple Business Manager

Lättare att använda, men ...

Även hanteringen av appar blir enklare genom Apple Business Manager, berättar Mats.

- Jag berättade ju att appar och manualer kan förinstalleras på enheten. När företaget köper dessa via Apple Business Manager ser vi till att det är företaget som både äger apparna och har kontroll över dem. Om en anställd slutar kan licensen överföras till en annan användare via deras MDM-lösning. Tidigare var det inte ovanligt att anställda köpte appar själva och fick ersättning via reseräkningen. Sedan behöll de appen när de lämnade företaget - den hade ju registrerats på den anställdes privata Apple-ID, påminner han om.

En annan viktig poäng är att Apple Business Manager i de flesta fall kan supportera att varje land har sin egen App Store. Detta gör det mycket lättare för internationella företag att säkerställa att anställda har samma appar i flera länder.

Mats vill dock höja en varningens flagg till IT-avdelningar som vill nyttja alla möjligheter som dessa förenklingar innebär:

- Det är oerhört viktigt att du tänker igenom hur Apple Business Manager och MDM-lösningen ska konfigureras för att hantera de olika processerna som enheten kan stöta på. Hur ska processen vara om en iPhone behöver service? Vad händer när en anställd slutar och en enhet skall flyttas till en nyanställd? Eller vilka processer och uppgifter måste utföras när en enhet ska avsluta sin livscykel hos företaget? Detta måste du i förväg tänka igenom noga, annars riskerar du att inte få de förenklingar som lösningen erbjuder, säger Mats.

Apple Business Manager

Så var kommer begreppet Apple Business Manager ifrån? När Apple, i december 2019, slog samman sina två tidigare lösningar Device Enrollment Program (DEP) och Volume Purchase Program (VPP), kallade de den nya lösningen Apple Business Manager för företagsmarknaden. Det var ett bra namn, men på Techstep användes benämningen faktiskt redan - som Mats yrkestitel.

- Ja, det har skapat lite förvirring ibland, men det helt olika saker, ler Mats, som är Apple Business Manager på Techstep.