Förra året gick många företag från att jobba på en handfull platser till att över en natt få hundra- eller tusentals "distriktskontor". Hur de väljer att lösa säkerhetsutmaningarna som detta har medfört kan påverka företagens förändringskapacitet och innovationsförmåga under många år framåt.

 

Förra året pratade jag med en företagare som hängivet berättade om allt som företaget hade lyckats med efter det att Norge stängde ner. Hennes företag var ett av de som gick från att finnas på 4–5 platser till att över en natt ha nästan tusen "distriktskontor" där de anställda inte bara satt och arbetade för att företaget skulle överleva – de var ofta faktiskt mer produktiva än på kontoret...

Läs också artikeln om från hemmakontor till överallt-arbete.

Pandemin visade vägen

Pandemin gjorde det äntligen möjligt att ta itu med projekt som blivit liggande i flera år och få rätsida på diverse budgetfrågor. Nu hade företaget omvandlats till en digital arbetsplats. De hade Microsoft Teams, de träffades digitalt och arbetade tillsammans i grupper med dokument som delades i molnet och arbetet gick minst lika snabbt, om inte snabbare, än på kontoret. Två avdelningar provade Slack och en anställd gjorde elektroniska versioner av formulär för inspektörer och "fältpersonal" – med snabbare inrapportering, färre fel och bättre dataunderlag som följd.

Några månader senare träffade jag samma företagare igen. Hon var fortfarande optimistisk, men semestern hade nästan slutat i katastrof: Hackare hade fått tag i information som de hade försökt att utnyttja till ett vd-bedrägeri, troligtvis via en anställd som hade varit oförsiktig med några lösenord i sin telefon. Hade inte ägaren av en händelse ringt ekonomichefen vid precis rätt tidpunkt kunde det ha kostat företaget miljonbelopp.

– Nu funderar jag på om jag måste byta ut IT-chefen. Han vill anställa en säkerhetsexpert med ansvar för att något liknande aldrig händer igen, men det kan vi inte göra. Vi ska få ordning på säkerheten, men inte genom att återinföra den digitala ångest som gjorde att vi väntade i flera år med att införa Teams och molnlösningar, sa hon.

Det är en utmaning som vi på Techstep tydligt ser hos många företag som vi har kontakt med. Många IT-chefer sover dåligt efter fjolårets blixtsnabba digitalisering, och många vill helst gå tillbaka. Det är en naturlig reflex som är säkerhetsmässigt klok på kort sikt, men farlig för företagskulturen och tveksam på lång sikt.

Framtiden är mobil

Det bör även sägas att: Även om hemmakontor-vågen var nödvändig gjorde den också att flera företag blev utsatta för många nya hot mot säkerheten. Väldigt få har ännu insett omfånget av de här hoten, ännu färre har hunnit skaffa sig tillräckligt skydd mot dem, och därför är det både klokt och nödvändigt att få ordning på säkerheten.

Men potentialen för produktionsökning i framtiden ligger inte bara i att ge de anställda fortsatt möjlighet att jobba hemifrån – den ligger i att förbättra effektiviteten för dem som inte har ett kontor. För varje anställd som kan jobba hemifrån har nämligen ett genomsnittligt norskt företag ytterligare fyra anställda som sällan eller aldrig jobbar vid ett skrivbord – så kallade "deskless workers". Med rätt programvara och rätt system kan en padda eller en smart telefon förenkla många av deras uppgifter och öka produktiviteten väsentligt.

 

Digitala och mobila arbetsplatsen

 

Undersökningar har visat att för varje hundralapp företag investerar i IT-utrustning, går bara en krona till teknik för "deskless workers". Här finns med andra ord en enorm potential, men för de flesta skulle en bärbar dator bara vara i vägen – här handlar det nästan bara om mobil teknologi och då dyker det upp ett problem:

Så gott som alla IT-anställda i Norge har arbetat med PC- och Microsoftlösningar, och för all del – den kompetensen kommer också att behövas i framtiden. Men all mobil teknologi använder program och maskinvara från Apple eller Google, och då kommer inte kompetens och erfarenheter från Microsoft-miljö att räcka till.

Läs om Managed Mobility Services

Långsiktigt kulturbyggande, någon?

Företag som inte redan har en IT-organisation med starka inslag av sådan mobilkompetens har då två strategiska alternativ: Det ena är att lägga tid och pengar på att förstärka IT-organisationen med egna mobilkunniga, och vänta med liknande satsningar till dess att man kan hantera säkerheten. Det andra är att outsourca administrationen av mobila enheter till en extern aktör som har erfarenhet av att hantera flera hundra tusen enheter på uppdrag av olika företag.

Jag anser att det första alternativet är klart bättre för att bygga en kultur som fokuserar på att utveckla och experimentera med lösningar som främjar effektiviteten i organisationen. Det andra alternativet riskerar att medföra att organisationen blir för stelbent och försiktig.

Tack och lov förstår företagen detta. En undersökning som gjordes av analysföretaget Gartner Group kom fram till att de två saker som stod längst upp på prioriteringslistan vad det gäller mobila investeringar var "Program Management and Professional Services" följt av "Mobile Security".

Vi tror därför att de flesta företag – precis som den företagare vi nämnde ovan – vill genomföra digitaliseringen steg för steg de närmaste åren. Hellre det än att vänta på en ny pandemi som får proppen att gå ur igen.